İş dünyasında olayların rolü yıllar geçtikçe katlanarak arttı.
Aslında araştırmalar, organizatörlerin %80,4'ünün şaşırtıcı bir şekilde etkinlikleri iş hedeflerine ulaşmanın birincil yolu olarak gördüğünü gösteriyor.
Ancak bir etkinliğin başarısı tesadüfen gerçekleşmez. Hedef kitlenizi anlamak ve net hedefler belirlemekten doğru platformu seçmeye ve lojistiği kusursuz bir şekilde yürütmeye kadar titiz bir planlama gerektirir. Riskler yüksek ama ödüller de öyle.
Bu makale, küçük işletmeniz için başarılı bir etkinlik planlamaya yönelik kanıtlanmış ipuçlarını vurgulayacaktır. Ayrıca bir sonraki etkinliğiniz için ücretsiz ve ücretli etkinlik planlama platformlarına örnekler verilecektir.
Küçük işletmeniz için bir etkinlik planlamak ödüllendirici ancak zorlu bir çaba olabilir. İster ürün lansmanı, ağ oluşturma oturumu veya müşteri takdir günü olsun, iyi yürütülen bir etkinlik markanızı yükseltebilir ve daha güçlü ilişkiler geliştirebilir. Etkinliğinizin başarılı olmasını sağlamak için adım adım bir kılavuz.
1. Hedefinizi tanımlayın
Her olayın net bir amacı olmalıdır. Yeni bir ürün tanıtmayı mı, bir dönüm noktasını kutlamayı mı yoksa hedef kitlenizi eğitmeyi mi hedefliyorsunuz? Hedefi tam olarak belirleyerek etkinliğin içeriğini ve etkinliklerini bu hedefe ulaşacak şekilde daha iyi uyarlayabilirsiniz.
2. Bir bütçe belirleyin
Finansal planlama çok önemlidir. Mekan kiralamasından promosyon malzemelerine kadar tüm potansiyel harcamaları listeleyin. Fonları akıllıca tahsis edin, temel maliyetlere öncelik verin ve öngörülemeyen harcamalar için her zaman bir beklenmedik durum tutarı ayırın. Sonuçta veriler, etkinlik sektörünün 2021'den bu yana toparlanma sürecinde olduğunu gösteriyor ve bu da parasal verimliliğin önemini daha da güçlendiriyor.
3. Bir tarih ve mekan seçin
Büyük tatillerden veya sektör olaylarından kaçınan bir tarih seçin. Bir mekan seçerken erişilebilirliği, kapasiteyi ve sunulan olanakları göz önünde bulundurun. Çevrimiçi platformlar, bütçesi kısıtlı veya küresel bir kitleyi hedefleyen işletmeler için uygun maliyetli bir alternatif olabilir.
4. İçeriği planlayın
Etkinliğin programını ana hatlarıyla belirtin. Konuşmacılara ev sahipliği yapıyorsanız, konular ve zamanlamalar konusunda onlarla koordinasyon sağlayın. Atölye çalışmaları veya etkileşimli oturumlar için gerekli materyallere ve kolaylaştırıcılara sahip olduğunuzdan emin olun.
Seçtiğiniz platform, etkinliği ne kadar etkili bir şekilde pazarlayabileceğinizi ve katılımcılarınızın deneyimini geliştirebileceğinizi belirleyebilir. Etkinliğinizi tanıtmaya yönelik en etkili stratejilerden bazıları sponsorlarla çalışmak, hedeflenen e-posta kampanyaları göndermek, yönlendirme programları yürütmek ve etkinlikleri sanal olarak düzenlemektir.
Kullanıcı dostu olma, maliyet ve sunulan özellikler gibi faktörleri göz önünde bulundurun. Eventbrite gibi platformlar biletleme için harikadır; Zoom veya Hopin ise sanal etkinlikler için daha iyi olabilir. İhtiyaçlarınıza uygun olanı araştırın ve seçin.
Etkili tanıtım etkinliğinizi artırabilir veya bozabilir. İdeal olarak işletmenizin sosyal medya kanallarını, e-posta haber bültenlerini, nişinizdeki blogları ve hatta yerel medyayı kullanmalısınız. Başarılı bir tanıtım, kanaldan bağımsız olarak içerikten sonuna kadar yararlanmalıdır. Aynı şekilde erken kayıt promosyonları veya özel teklifler de kayıtları artırabilir.
7. Lojistiği koordine edin
Bu işin inceliklerini içeriyor. Fiziksel bir etkinliğe ev sahipliği yapıyorsanız park etme, ekipman kurulumu ve yemek servisi gibi hususları göz önünde bulundurun. Sanal etkinlikler için teknolojinizin güvenilir olduğundan emin olun ve herhangi bir aksaklığı gidermek için bir test çalıştırması yapmayı düşünün.
8. Takip
Etkinlik sonrası takip uzun bir yol kat eden bir jesttir . Teşekkür e-postaları gönderin, etkinlikte öne çıkanları paylaşın ve hatta katılımcılara özel fırsatlar sunun. Bu, iyi niyeti teşvik eder, işletmenizin hedef kitlesiyle olan ilişkisini güçlendirir ve size değerli geri bildirimler alma şansı verir.
Etkinliğinize ev sahipliği yapmak ve tanıtmak için doğru platformu seçmek kritik bir karardır. Her birinin kendine özgü özellikleri ve amacı olan en iyi seçeneklerden bazıları şunlardır:
Facebook etkinlikleri
Facebook Etkinlikleri ile, Facebook'un geniş kullanıcı tabanı göz önüne alındığında etkinliklerinizi geniş bir hedef kitleye oluşturabilir, yönetebilir ve tanıtabilirsiniz. Etkinliğiniz ister herkese açık ister özel olsun, güncellemeleri paylaşmak, fotoğraf göndermek ve katılımcılarla etkileşim kurmak için gereken araçlara sahip olacaksınız.
Pek çok kişi zaten her gün Facebook'ta olduğundan, bu hem siz hem de potansiyel katılımcılarınız için kullanışlı ve tanıdık bir platformdur.
Tür : Ücretsiz
Etkinlikbrite
Eventbrite, samimi atölyelerden büyük konserlere kadar çeşitli etkinlikler için özel olarak tasarlanmış bir platform sunuyor. Biletleme, kayıt ve tanıtım için araçlar bulacaksınız.
Ayrıca, diğer pazarlama araçları ve sosyal platformlarla kusursuz entegrasyonu, etkinliğiniz hakkında kolayca bilgi sahibi olabileceğiniz anlamına gelir. Sezgisel arayüzü, etkinlik planlamada yeni olsanız bile kullanımı kolay bulmanızı sağlar.
Tür : Ücretsiz ama bilet fiyatlarından kesinti yapıyorlar
Meetup.com
Ortak ilgi alanları veya amaçlar etrafında toplantılar düzenlemek istiyorsanız Meetup tam size göre. Tekrarlanan etkinlikler veya topluluk buluşmaları düzenlemek için mükemmeldir.
Belirli ilgi alanlarına göre gruplar oluşturabilirsiniz ve üyeler yaklaşan etkinliklerden haberdar edilir. Bu, özel bir topluluk oluşturmanız ve tutarlı bir katılım sağlamanız için mükemmel bir yoldur.
Tür : Gerekli ücretli abonelik, en fazla 3 ilgisiz buluşma düzenlemenize olanak tanır ve PayPal aracılığıyla aidat, bağış ve katkı toplayabilirsiniz.
Cvent
Cvent, etkinlik yönetimi dünyasında bir güç merkezidir. Sadece biletlemenin ötesinde, mekan kaynak bulma, mobil etkinlik uygulamaları ve yerinde check-in çözümleri sunuyor. Kapsamlı yönetim araçlarının gerekli olduğu büyük ölçekli, profesyonel etkinlikler için en uygunudur.
Tür : Ücretli
Yakınlaştır
Başlangıçta bir video konferans aracı olan Zoom'un uzaktan çalışma çağında yaygın olarak benimsenmesi, onu sanal etkinlikler için popüler bir seçim haline getirdi. Ücretsiz sürüm temel özellikler sunarken, ücretli planlar daha uzun toplantı süreleri ve daha büyük etkinlikler için uygun ek araçlar sağlar.
Tür: Ücretsiz temel plan; daha fazla özellik için ücretli planlar.
Seçiminizi yaparken dikkate almanız gereken bazı önemli faktörler şunlardır:
- Etkinlik tipi. Ne tür bir etkinliğe ev sahipliği yapıyorsunuz? Tek seferlik bir seminer mi, tekrarlanan bir atölye çalışması mı, yoksa aylık bir buluşma mı? Farklı platformlar farklı etkinlik formatlarına uygundur, dolayısıyla etkinliğinizin doğasına uygun olanı seçmek çok önemlidir.
- Kitle. Kimi hedeflediğinizi düşünün . İstediğiniz kitle çevrimiçi ortamda zamanının çoğunu nerede geçiriyor? Bazı platformlar belirli yaş grupları veya demografik özellikler arasında popüler olabilir ve bu da onları belirli hedef kitlenize ulaşmaya daha uygun hale getirebilir.
- Bütçe . Ne kadar harcamak istiyorsunuz veya harcayabiliyorsunuz? Bazı platformlar ücretsiz seçenekler sunar ancak ek özellikler veya ücretli etkinliklere ev sahipliği yapmak için ücret alabilir. Maliyet yapısını anlamak ve bütçenize uymasını sağlamak çok önemlidir.
- Keşfedilebilirlik. Potansiyel katılımcıların etkinliğinizi bulması ne kadar kolay? Bazı platformların yerleşik hedef kitleleri vardır ve özellikle niş etkinlikler için daha iyi görünürlük sunar. Keşfedilebilirlik bir öncelikse arama ve öneri özellikleriyle bilinen bir platform seçin.
- Özellikler. İhtiyacınız olan araçları ve işlevleri göz önünde bulundurun. Biletleme sistemine, RSVP yönetimine, analitiklere veya diğer yazılımlarla entegrasyona mı ihtiyacınız var? Seçtiğiniz platformun, etkinliğinizin başarısı için hayati önem taşıyan özellikleri sunduğundan emin olun.
Etkinliğinizin fark edilmesini sağlamak çok önemlidir. Görünürlüğünü nasıl artıracağınız aşağıda açıklanmıştır:
- Etkinlikler için SEO. Etkinlik başlığınızda ve açıklamasında alakalı anahtar kelimeler kullanın. Bu, insanların çevrimiçi arama yaptıklarında etkinliğinizi bulmasını kolaylaştırır.
- Sosyal medya. Etkinliğinizi Facebook, Twitter ve Instagram gibi platformlarda paylaşın. Başkalarını bunu paylaşmaya teşvik edin veya bir etkileyiciyi işe almayı düşünün .
- Eposta pazarlama. Posta listenize davet gönderin. Tarihe yakın bir hatırlatma e-postası da katılımı artırabilir.
- İşbirliği yapın. Diğer işletmelerle veya etkileyicilerle ekip kurun. Etkinliğinizi izleyicilerine tanıtmanıza yardımcı olabilirler.
İlk etkinliğinize hazır olun!
Küçük işletmeniz için bir etkinlik düzenlemek değerli bir fırsattır. Bu sadece bir toplantıdan daha fazlası; markanızın hedef kitlesiyle ilişkisini güçlendirmek için bir şans. Doğru araçlar ve planlamayla hem katılımcılarınıza hem de işletmenize fayda sağlayacak unutulmaz deneyimler yaratabilirsiniz. Bu yüzden özveriyle yola çıkın ve her etkinliğin işletmeniz için ileriye doğru bir adım olmasına izin verin.
Worldwide (English) 
